Todo lo que debes saber antes de comprar una destructora de documentos

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Las destructoras de papel han avanzado mucho en los últimos años, han pasado de ser unas simples máquinas que destruyen el papel en tiras a incorporar nuevos sistemas que cubren las demandas de mayor versatilidad de las empresas. 

En la actualidad, se fabrican diversos modelos, que varían en tamaño y que integran diferentes niveles de seguridad. ¿El objetivo? Ofrecer el servicio que todos los usuarios demandan. Le aportamos más detalles.

Gracias a las trituradoras, el eliminado eficaz y seguro de documentos sensibles en oficinas, instituciones e incluso viviendas es posible. Pese a su gran utilidad y contar con una amplia variedad de destructoras de papel en el mercado, siguen siendo desconocidas por una parte importante de la población. 

Estas máquinas pueden ayudar, especialmente en las compañías, a: proteger los datos personales, evitar la difusión de información empresarial o confidencial, liberar espacio y destruir información digital. 
No obstante, pese a que su uso es sencillo, también se desconocen algunos aspectos como los niveles de seguridad, los cuales tienen que ver con la tipología de documento que se desea eliminar y que se encuentran sujetos a las necesidades de las empresas o particulares.



Los tipos de corte a la hora de triturar papel

En primer lugar, hay que tener en cuenta los cortes distintos en los que queda triturado el papel. Cada corte cuenta con unas características diferentes y tienen diferencias, siendo los siguientes:

Destrucción en tiras

Hace referencia a la forma en la que queda destruido el documento. Es la más habitual en las empresas, la más básica. Tiene, como defecto, un nivel bajo de protección, por lo que se recomienda para soportes donde la información que recoja no sea fundamental ni de gran importancia.

Destrucción transversal

Como el anterior, hace referencia a la forma en la que se destruye el papel. Es un estilo de corte que aporta una mayor seguridad intermedia, dejando los soportes en los que actúa en forma de “cuadrados”. El nivel de protección que ofrece es alto.

Destrucción micro-corte


Suele emplearse este tipo de corte cuando la información que se maneja no se puede difundir ni recuperar. Es un estilo de corte que cuenta con una gran protección, puesto que deja el documento en forma de partículas que hace imposible de entender la información del papel.

Los 7 niveles de seguridad de las destructoras de datos

La confidencialidad es un derecho con el que cuentan las personas y las compañías. Por este y otros motivos, los documentos deben quedar protegidos no solo en el almacenaje de los mismos, sino cuando los vamos a desechar. Es aquí cuando la importancia de los niveles de seguridad entran en escena. 

Cabe destacar que, aunque sean siete de estos niveles, según la Ley de Protección de Datos, los únicos niveles que realmente protegen son los 3, 4, 5, 6 y 7 (los dos primeros ofrecen protección estándar). Recuerde que la divulgación de datos que recojan los documentos, sin autorización, puede tener efectos legales importantes para la compañía, ya que se estaría incumpliendo la normativa o las obligaciones contractuales. 
Por lo tanto, es vital conocer los niveles mencionados, que se detallan a continuación:

Nivel P1

El primer nivel es para material impreso que, pasado un plazo de conservación, debe hacerse ilegible. Es la destrucción de material genérico y sin entrar en mayores exigencias. El corte de papel se realiza en tiras. 
Destruye una hoja de papel DIN-A4 en, aproximadamente, 36 tiras. Es posible volver a “rearmar” el documento destruido. Eso sí, cabe destacar que ya no se fabrican destructoras para este nivel.

Nivel P2

En este caso, el nivel de seguridad 2 hace referencia a documentos internos que se deben hacer ilegibles, como por ejemplo listas informáticas o fotocopias fallidas. El corte sigue siendo en tiras, destruyendo una hoja en 72 partes.

Nivel P3

Aquí se sube otro “escalón” en el corte. El 3 es para datos sensibles y documentos confidenciales, como por ejemplo datos personales (facturas, currículos, etc.) con elevados requisitos de protección. Sería posible reproducir el papel roto, pero el esfuerzo para ello sería considerable. El corte es en partículas, quedando por hoja 312 de estas. 
En PMA disponemos de la potente máquina SHREDDER SP428C, la cual no solo destruye papel, sino también CD/DVDs, tarjetas de crédito o memorias USB.

Nivel P4

Para datos con una gran visibilidad, secretos y sensibles, que pueden comprometer la seguridad de la compañía, además de otros datos personales que pueden ser objeto de altos requisitos de protección. Corta DIN-A4 en alrededor 421 partículas. La reproducción de lo destruido es únicamente posible con equipos especiales. 
Disponemos de la PMA JP 820 C, ideal para una pequeña o mediana oficina que desee destruir documentos. Además, admite grapas, clips, CD’s y tarjetas de crédito.

Nivel P5

En este apartado hacemos referencia a los documentos sometidos a requisitos de seguridad extraordinariamente elevados, con información confidencial de importancia fundamental para una institución, persona o empresa. En este nivel entraría la investigación científica o tecnológica. 
La destrucción por cada hoja alcanza las 2000 partículas. El ancho debe ser inferior a 2 mm y el área menos a 30 mm². Es improbable que los documentos puedan volver a recomponerse.

Nivel P6

Los requerimientos de seguridad son máximos. El papel DIN-A4 queda destruido en, aproximadamente, 6000 partículas o micropartículas. El ancho que queda es inferior a 1 o 2 mm y el área será de 30 mm². Este nivel es el que tiene en cuenta la administración pública.

Nivel P7

Para documentos que son estrictamente confidenciales, con las precauciones de seguridad más exigentes o estrictas, el nivel 7 es el aliado. La destrucción por cada hoja puede alcanzar las 15.000 partículas. 
En este apartado podrían entrar todos los documentos militares o de servicios de inteligencia. Así, los documentos a destruir en este nivel serían imposibles de recuperar con la tecnología actual, algo que también ocurre con el nivel 5.

3 aspectos a tener en cuenta de las destructoras de documentos

  • El contenedor: Es el lugar donde quedan depositados los restos de información tras el triturado. Este elemento puede ser de cabezal extraíble o de contenedor extraíble. Es importante tener en cuenta que la capacidad del contenedor se llenará antes si los trozos que ofrece la máquina son más grandes.
  • Un alimentador es demandado por empresas que desean aprovechar al máximo el tiempo. Logra automatizar la tarea de destrucción de la información, por lo que el ahorro para la compañía es destacado. La empresa podrá destinar a otra actividad al trabajador que se ocupaba de la destrucción, aumentando así la productividad.
  • Atascos de papel, muchos de los fabricantes eran conscientes de que uno de los problemas a los que se enfrentaban los usuarios eran los famosos atascos. Ahora, muchas máquinas disponen de un sistema que cuenta con un sensor instalado, el cual mide el grosor del papel. Este asegura dejar pasar la cantidad adecuada, evitando los atascos. Hay que tener en cuenta que se pueden producir atascos de papel a la hora de usar la destructora. Es un problema recurrente cuando queda excedida la capacidad de trabajo de la destructora, se inserta el papel de manera incorrecta o cuando la máquina tiene un mantenimiento deficiente.

Compromiso con el medio ambiente

Proteger el medio ambiente es el objetivo de otros fabricantes. Cada vez más sensibilizados con la contaminación y las emisiones, algunas máquinas se encuentran fabricadas con criterios de bajo consumo. Sistemas de gestión de energía incorporados y modos de espera de bajo consumo que, además, evitan el costoso apagado y encendido de la maquinaria, el cual provoca un mayor consumo y pérdida de tiempo. 

Sin embargo en un contexto en el que se potencia cada vez más la reducción de los residuos y el reciclaje, el papel triturado que sale de nuestras destructoras también es posible usarlo para fines que, quizá, no se podía ni imaginar. 

Aunque la opción más sencilla es echarlo al contenedor azul que todos conocemos, también es muy fácil aprovechar cada tira de papel, sobre todo cuando estas salen de la máquina y no permiten ver ni un solo dato que recogían los documentos. Así, con un poco de maña e idea se le pueden sacar partido a estos pequeños trozos, los cuales pueden dar muchísimo juego. 

¿Cómo puedo aprovechar el material triturado?

Tome nota de las formas de aprovechamiento del material triturado. Seguro que no le dejan indiferente.

Fabricación de cajas

Una forma de reciclar es la fabricación de cajas con las que podamos guardar pequeñas cosas que pueden ser joyas, monedas, llaves o artículos de pequeño tamaño. Necesitaremos cajas de cartón que ya no estemos empleando, pegamento de cola y los pequeños trozos de papel que se han quedado formados con la destructora de papel. El siguiente paso será forrar las cajas con estas tiras, consiguiendo un resultado espectacular.

Creación de flores con las tiras

Otra bonita forma de aprovechar los trozos es creando flores de papel. No importa si se juntan las tiras, si estas se encuentran sueltas o dobladas: van a quedar sujetas con celo o con botones.

Guirnaldas para Navidad o regalos

También se pueden realizar guirnaldas con diferentes formas y tamaños. Únicamente debemos de unir las tiras con unas grapas y, finalmente, colarles una cuerda para que sean colgadas.

Abono para el jardín o huerto

Una opción muy desconocida es convertir las tiras en abono para el huerto o el jardín. El papel cuenta con grandes cantidades de carbono, por lo que la calidad del compost y del abono quedará mejorada.

Relleno de cajas de regalo

Por último, podemos usarlas para meter, dentro de la caja, las tiras. Esto en el caso de que veamos que la caja queda muy vacía, por lo que colocarlas en el interior supondrá disfrutar de un resultado más agradable y decorativo. De hecho, algunas empresas llegan a comercializar papel triturado para ofrecer a sus clientes como relleno para regalos.